Mit dem Nachweisgesetz hatte Deutschland einige Schritte zurück gemacht, was die Digitalisierung angeht. Doch nun rückt das papierlose Büro für HR wieder in greifbare Nähe: Mit dem vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz ist geplant, den Zwang zur Papierform für Nachweise bei Arbeitsverträgen aufzuheben. Unternehmen können dann vollkommen digitale HR-Prozesse umsetzen. Wie das mit ThinkOwl CONVERSATIONS ganz einfach funktioniert, zeigen wir Ihnen in diesem Blogpost.
Wieso gab es bisher Papierzwang für Arbeitsverträge?
Mit der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) wurden tiefgreifende Änderungen für Arbeitsverträge in Deutschland beschlossen: Wesentliche Arbeitsbedingungen müssen nachgewiesen werden. Der Gesetzgeber hat bisher die digitale Form ausdrücklich ausgeschlossen: § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG schreibt vor, dass die Informationen in Schriftform vorliegen müssen und handschriftlich unterschrieben wurden. Verstöße können ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Vorfall nach sich ziehen.
Mit dem vierten Bürokratie-Entlastungsgesetz wird die Regierung nun aber das immer noch bestehende Digitalisierungsverbot für Arbeitsverträge beenden. So können HR-Prozesse bald vollständig digital abgewickelt werden und deutsche Unternehmen können digital und mitarbeiterfreundlich agieren.
Digitale Arbeitsverträge: So geht’s
Mit ThinkOwl und dem ThinkOwl CONVERSATIONS Add-On können Sie digitale Arbeitsverträge ganz einfach anlegen und vom Mitarbeitenden unterzeichnen lassen dank digitalem Self-Service.
Mit wenigen Klicks lassen sich in der ThinkOwl Oberfläche Arbeitsverträge zur Unterschrift erstellen. Daten werden aus Drittsystemen einfach importiert, so dass eine manuelle Eingabe entfällt. Für ein reibungsloses Onboarding können direkt weitere Abfragen konfiguriert werden, zum Beispiel, Nachweise zur Krankenversicherung mitzuschicken. Zudem können individuelle Leistungen wie Jobticket oder Arbeitsmaterialien wie Laptop hinzugefügt oder Präferenzen abgefragt werden.
Digitale Arbeitsverträge: Die Mitarbeitersicht und die Bewerbersicht
Über einen Desktop Browser oder bequem per Smartphone läuft die ThinkOwl CONVERSATION via individualisiertem Link. Durch die HR werden die Daten überprüft und ggf. individuell angepasst. Der Arbeitsvertrag wird basierend auf den Eingaben erstellt, vom Mitarbeitenden der HR geprüft und kann direkt digital rechtssicher unterschrieben werden.
Die Anforderungen an die digitale Unterschrift bei Arbeitsverträgen sind in der eIDAS-Verordnung geregelt, die in drei Sicherheitsstufen der eSignatur unterteilt: EES (einfache eSignatur), FES (fortgeschrittene eSignatur), QES (qualifizierte eSignatur). Diese Anforderungen werden selbstverständlich mit der Lösung von ThinkOwl erfüllt.
Der oder die Bewerbende erhält im nächsten Schritt einen personalisierten Link zum Unterschreiben des Arbeitsvertrags per E-Mail und kann diesen entweder über einen Desktop Browser aufrufen oder bequem per Smartphone. Es ist keine Anmeldung notwendig, der Prozess ist besonders anwenderfreundlich gestaltet.
Alle erforderlichen Dokumente wie Personalausweis können einfach beispielsweise per Handykamera eingescannt und so beigefügt werden.
Haben alle Parteien den Arbeitsvertrag unterschrieben, können die Daten einfach aus ThinkOwl entnommen und in angebundene Drittsysteme übertragen werden.
HR-Prozesse digital gestalten
FAZIT: Das papierlose Büro für HR-Abteilungen steht in den Startlöchern! Papierprozesse für Mitarbeitergewinnung & Onboarding in Personalabteilungen gehören bald der Vergangenheit an. Mit der Lösung von ThinkOwl ist Self-Service bequem in HR möglich. Standardisierte Prozesse wie das rechtssichere Unterzeichnen von Arbeitsverträgen und Onboarding können schnell und einfach digital umgesetzt werden. Das hebt Unternehmen im internationalen Vergleich bei Bewerbenden mit besonders bewerberfreundlichen, agilen Prozessen hervor, aber auch HR-Abteilungen werden von Routineprozessen entlastet und können sich voll auf die Gewinnung neuer Talente für das Team konzentrieren.
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