Komplexe Vertragsmanagement-Prozesse sind Alltag in Versicherungen. Oft fressen sie Zeit, brauchen viel Papier und die Kunden warten zu lange. Doch es geht auch anders: Digitales Vertragsmanagement lässt sich kundenfreundlich, einfach und effizient gestalten. In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie problemlos auch komplexe Fachprozesse mit digitalem Vertragsmanagement mittels KI-gestützter Software und Self-Service-Prozessen umsetzbar sind.
Mit digitalem Vertragsmanagement die Effizienz in Versicherungen steigern
Traditionell wird für die Vertragsmigration ein papierbasierter Prozess genutzt: Makler erhalten die Anfrage per Post, füllen die Dokumente manuell aus und schicken sie zurück, gerne noch per Fax. Das ist zeitaufwendig, erhöht die Fehleranfälligkeit und führt zu Verzögerungen. Mit einem digitalen Prozess lässt sich dieser Aufwand deutlich reduzieren, wodurch sowohl die Effizienz als auch die Akzeptanz bei Maklern und Partnern spürbar steigt.
Digitale Prozesse haben jedoch eigene Herausforderungen in Bezug auf Rechtssicherheit und Effizienz. Ein per E-Mail oder Kundenportal zugestelltes PDF ist zwar digital, aber weder effizient noch besonders sicher – geschweige denn kundenfreundlich.
Anders gestaltet sich das mit digitalen KI-gestützten Self-Service-Prozessen wie ThinkOwl CONVERSATIONS. Mit ThinkOwl kann die Vertragsmigration besonders kundenfreundlich und effizient umgesetzt werden. Die Kunden durchlaufen digital eine Dialogstrecke, stimmen so der Vertragsmigration rechtssicher zu und diese Zustimmung wird direkt revisionssicher archiviert.
Da die Maklerzustimmung digital erfolgt, ist kein Medienbruch notwendig, Fehler werden minimiert und Zeit gespart. Dies ermöglicht zum einen eine schnelle und sichere Vertragsmigration, zum anderen führt es zu hoher Kundenzufriedenheit und last but not least wird die Effizienz im Vertragsmanagement deutlich gesteigert.
Self Service und Low Code: Digitales Vertragsmanagement leicht gemacht
In einem ersten Schritt wird der Geschäftsprozess in ThinkOwl modelliert. Das Anlegen des Geschäftsprozesses der Vertragsmigration in einem BPMN-Tool (Business Process Model and Notation) ermöglicht eine klare Visualisierung und Standardisierung des Ablaufs, erleichtert Anpassungen und Automatisierungen und sorgt so für eine effiziente und fehlerresistente Umsetzung. Durch die Low-Code-Anwendung können selbst komplexe Fachprozesse einfach von IT-Laien umgesetzt, schnell und flexibel angepasst und optimiert werden.
Zu Beginn ist es wichtig, sich einen Überblick über alle Anforderungen an den Prozess zu verschaffen. Im Kontext der Vertragsmigration ist es beispielsweise essenziell, alle Makler persönlich anzuschreiben, rechtssicher zu identifizieren, über die Implikationen der Vertragsmigration aufzuklären und die Daten nahtlos in Bestandssysteme zu übertragen. Auch die kontinuierliche Auswertung und eine lückenlose Dokumentation des übertragenen Bestands und des Vertragvoluments sind von großer Bedeutung.
Hier punktet ThinkOwl mit der nahtlosen Integration in Bestandssysteme, sodass alle Daten in der Partner Relation Management Software der Kunden übertragen werden. Dies gewährleistet, dass alle Vertragsdaten sicher und strukturiert übertragen und abgelegt werden, während die Mitarbeitenden jederzeit den Status jedes einzelnen Vorgangs in Echtzeit einsehen können.
Die digitale Vertragsmigration ermöglicht eine umfassende Dokumentation und Übersicht über den Bestand und das Vertragsvolumen. Auf diese Weise können Versicherungsgesellschaften jederzeit auf dem aktuellen Stand der Vertragsverwaltung bleiben und gleichzeitig die Effizienz der Vertragsmigration maximieren.
Digitales Vertragsmanagement mit KI-gestützter Software: Kundenakzeptanz von 96 %
Mit einer modernen Self-Service-Software, die KI-gestützte Kundenkommunikation und Low-Code-Technologie kombiniert, lassen sich komplexe Anforderungen effizient umsetzen.
ThinkOwl hat den komplexen Prozess der Vertragsmigration mit einer großen Versicherung in nur zwei Monaten umgesetzt. Im Kontext der Vertragsmigration wurde eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement implementiert, die den Maklern eine einfache, interaktive Schnittstelle bietet. Der Prozess beinhaltete eine sichere Authentifizierung über eine individuelle PIN, die zusammen mit der Einladung zur digitalen Vertragsmigration übermittelt wurde. Die Makler konnten sich mit ihrer E-Mail und PIN schnell und sicher über einen QR-Code oder Kurzlink anmelden.
Durch vorbefüllte Formulare und Validierungsregeln, die eine fehlerfreie Eingabe ermöglichen, wurde der gesamte Ablauf nutzerfreundlich gestaltet. Der Prozess konnte dabei vollständig mobil auf jedem Endgerät durchlaufen werden – mehr als die Hälfte der Nutzer wählten den mobilen Zugang. Dies zeigt, wie Self-Service in Verbindung mit einer Low-Code-Plattform eine komfortable und effiziente Lösung für Vertragsmigrationen schafft.
Low-Code-Technologie für das digitale Vertragsmanagement: Eine zukunftssichere Lösung für Versicherer
Low-Code-Technologie bietet Versicherungsunternehmen die Möglichkeit, komplexe Prozesse im digitalen Vertragsmanagement wie Vertragsmigration und -verwaltung zukunftssicher und effizient umzusetzen. Diese innovative Herangehensweise an digitale Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement sowie Kundenkommunikation stärkt nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht es Versicherern auch, die zunehmenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Genauigkeit in der Branche zu erfüllen.
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