Um die Digitalisierung in Deutschland ist es schlecht bestellt; das zeigte zuletzt die Corona-Pandemie sehr deutlich. Mit der Überarbeitung des Nachweisgesetzes geht Deutschland einen weiteren Schritt zurück, was digitale HR-Prozesse betrifft. Wir erklären Ihnen, was sich seit August 2022 geändert hat, was das für Ihre digitalen Prozesse bedeutet, wie viel Digitalisierung jetzt noch möglich ist und worauf Sie achten müssen.
Was hat sich mit dem neuen NachweisG geändert?
Seit August 2022 wurde die EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (2019/1152) umgesetzt und damit tiefgreifende Änderungen für Arbeitsverträge in Deutschland beschlossen. Arbeitgeber sind nach dem überarbeiteten Nachweisgesetz (kurz NachweisG) verpflichtet, umfangreich Auskunft über Gehalt, Arbeitszeiten und andere Arbeitsbedingungen zu geben. Hierfür wurden verschiedene Fristen festgeschrieben: Müssen Gehalt und Arbeitszeiten schon ab dem ersten Arbeitstag schriftlich und handsigniert vorgelegt werden, sieht die Frist bei Informationen wie Befristung, Arbeitsort und Tätigkeitsbeschreibung einen Monat nach Arbeitsbeginn des Arbeitnehmenden vor. Verstöße können ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Vorfall nach sich ziehen.
Altverträge, die vor dem 01.08.22 unterschrieben wurden, fallen ebenso unter das neue Nachweisgesetz – jedoch sind hier nur auf Verlangen des Arbeitnehmenden die Informationen mitzuteilen. Änderungen an diesen Altverträgen – beispielsweise eine Gehaltsanpassung – unterliegen jedoch dem NachweisG und müssen in Schriftform mitgeteilt werden. Auch hier droht ein Bußgeld von 2.000 Euro pro Verstoß.
Der Gesetzgeber hat die digitale Form ausdrücklich ausgeschlossen: § 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG schreibt vor, dass die Informationen in Schriftform vorliegen müssen und handschriftlich unterschrieben wurden. Die Utopie des papierlosen Büros gehört damit endgültig der Vergangenheit an – ein herber Schlag für die Digitalisierung und Nachhaltigkeitsziele in Deutschland.
Die guten Nachrichten: eSignaturen sind weiterhin gültig
Bevor HR-Abteilungen jetzt aber wieder seitenlange Arbeitsverträge in Mehrfachausführung hin- und herschicken, können Sie aufatmen: eSignaturen bleiben dank der eIDAS-Verordnung gültig. Dies gilt für alle drei Sicherheitsstufen der eSignatur: EES (einfache eSignatur), FES (fortgeschrittene eSignatur), QES (qualifizierte eSignatur).
Sie können Ihre HR-Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeitenden inklusive Arbeitsvertrag mit ThinkOwl und fileee Conversations weiterhin 100 % digital unterstützt gestalten. Alle rechtlichen Voraussetzungen werden erfüllt.
Prozess anpassen: Hybride Lösung wird notwendig
Nichtsdestotrotz müssen Sie Ihre digitalen Prozesse nun anpassen. Hier empfiehlt sich eine hybride Herangehensweise, um möglichst agil zu bleiben. Denn im internationalen Wettbewerb um Fachkräfte wirft das NachweisG deutsche Unternehmen zurück, wenn sie nicht weiterhin digital agieren und nur das Nötigste in der gesetzlich festgeschriebenen Schriftform vorlegen – sowohl was Agilität, Ressourcen, Kosten als auch UX angeht.
Es empfiehlt sich, weiterhin Verträge digital zuzuschicken und rechtssicher unterschreiben zu lassen. Im Anschluss verschicken Sie die geforderten Informationen schriftlich und handschriftlich signiert vor Arbeitsbeginn zu. Denn nicht der gesamte Vertrag muss in Schriftform vorgelegt werden: Es reicht, wenn Sie eine Vorlage bereit haben, in der Sie alle notwendigen Informationen auf ein bis zwei Seiten komprimiert eintragen können; die analoge Unterschrift muss nur vom Arbeitgeber geleistet werden. So vermeiden Sie Druck- und Portokosten. Der durch das neue Nachweisgesetz entstandene Mehraufwand für Personalabteilungen lässt sich durch eine smarte Überarbeitung des Workflows reduzieren. Denn viele der Informationen stehen heute schon in Arbeitsverträgen, für die eSignaturen beider Parteien rechtssicher gültig bleiben. Mit einem zusätzlichen Dokument in komprimierter Form erfüllen Sie auch die Nachweispflicht sehr kostenschonend.
Welche Informationen müssen wann in Schriftform vorliegen?
Ihnen das Erstellen einer Vorlage und des Prozesses so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir nachfolgend eine Liste mit den Informationen erstellt. Siemüssen zu verschiedenen Zeitpunkten mit handschriftlicher Unterschrift des Arbeitgebers vorgewiesen werden:
Frist: Am ersten Arbeitstag
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Zusammensetzung der Vergütung, einschließlich Prämien und Zuschläge
- Angaben zur vereinbarten Arbeitszeit
Frist: Am siebten Kalendertag nach Arbeitsbeginn
- Startdatum des Arbeitsverhältnisses
- Austrittsdatum oder voraussichtliches Austrittsdatum eines befristeten Arbeitsverhältnisses
- Kurze Beschreibung der zu verrichtenden Tätigkeit
- Angaben zum Arbeitsplatz (oder Möglichkeit zur freien Arbeitsplatzwahl)
- Dauer der vereinbarten Probezeit (falls vorhanden)
- Information über Bereitschaftsdienst nach § 12 TzBfG
- Angaben, ob Überstunden angeordnet werden können
- Fristen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Frist: Nach einem Kalendermonat nach Arbeitsbeginn
- Urlaubsanspruch
- Informationen über zusätzlich geltende Bestimmungen, z. B. ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung
- Anspruch auf berufliche Fortbildung
- Informationen über den/die Träger:in der betrieblichen Altersversorgung
- Informationen über das Kündigungsverfahren
Diese Informationen können in einem zusätzlichen Dokument mit Originalunterschrift des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt werden. Altverträge müssen nicht per se angepasst werden – es sei denn, Arbeitnehmende verlangen Auskunft. In diesem Falle sind sämtliche Informationen innerhalb von nur sieben Tagen an Mitarbeitende auszuhändigen. Eine Vorbereitung auch bei Altverträgen ist aufgrund dieser sehr kurzen Frist empfehlenswert.
Achten Sie in jedem Fall darauf – ob zusätzliches Dokument oder erweiterter Arbeitsvertrag -, dass der:die Arbeitnehmer:in den Erhalt des Dokuments bestätigt.
Fazit und Tipps unserer Expert:innen
Die explizit geforderte Schriftform wirft deutsche Arbeitgeber im internationalen Wettbewerb zurück - aber mit smart gedachten Prozessen lassen sich die Auswirkungen minimieren. Hier muss frühzeitig in einen standardisierten Workflow investiert werden. Zwar ist ein Versenden sämtlicher Arbeitsvertragsunterlagen an Arbeitnehmende durchaus als Übersprungshandlung verständlich, denn der Mehraufwand für HR-Abteilungen ist enorm. Dennoch empfehlen wir, alsbald ein zusätzliches Dokument aufzusetzen mit den auskunftspflichtigen Informationen, die Arbeitnehmenden fristgerecht und handschriftlich unterschrieben zugeschickt werden können. Statt Arbeitsverträge in mehrfacher Ausführung zu versenden, sparen Sie so an Porto- und Druckkosten – denn mit der Aufnahme aller Arbeitsbedingungen steigt auch die Seitenzahl der Verträge.
Durch die Nutzung von weiterhin rechtskräftigen eSignaturen können Sie weiterhin Arbeitsverträge schnell digital versenden, sodass Sie nicht hinter Ihrer Konkurrenz zurückbleiben. Ein separates Dokument erleichtert auch die Arbeit bei einer Änderung der Arbeitsbedingungen, beispielsweise aufgrund von einer Gehaltsanpassung.
Aufgrund der sehr kurzen Fristen müssen sich Personalverantwortliche auf eine hohe Auslastung vorbereiten – stellen Sie hier möglichst viele Handlungsvollmachten aus, um die Prozesse in der Personalabteilung mit notwendigen Unterschriften auch bei Krankheit und/oder Home Office oder einer neuen Pandemie-Welle zuverlässig und schnell leisten zu können.
Durch eine Standardisierung des Arbeitsprozesses stellen Sie sicher, dass die rechtlichen Fristen eingehalten und Bußgelder vermieden werden können. Nutzen Sie diese Chance, Ihre HR-Prozesse nun generell zu überarbeiten und zu digitalisieren, um mittel- und langfristig Ressourcen zu schonen. Auch neue Prozesse, wie die Änderung von Altverträgen, müssen dokumentiert und standardisiert werden – und sollten in diesem Zuge dringend, soweit rechtlich möglich, digitalisiert werden.
Das neue Nachweisgesetz hat Personalverantwortliche überrannt und einen enormen Mehraufwand verursacht, der mit hohen Kosten einhergehen kann. Wer jetzt aber seine HR-Prozesse überarbeitet, kann das Beste aus einer unliebsamen Situation machen. Wir empfehlen, die Digitalisierung nicht aus den Augen zu verlieren und mittel- und langfristig einen nachhaltigen Prozess zu entwickeln, über den ein einzelnes, komprimiertes Dokument handschriftlich unterschrieben verschickt wird. Denn so können trotz NachweisG die internationale Wettbewerbsfähigkeit bewahrt und Nachhaltigkeitsziele erreicht sowie Portokosten gesenkt werden
