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Fit für's Homeoffice? Mit KI gelingt Kundenservice von überall

Machen auch Sie sich aktuell Gedanken darüber, wie Sie Ihren Kundenservice dauerhaft aufrechterhalten, wenn alle im Homeoffice sind? Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungen nach den ersten Wochen, in denen die Service-Mitarbeiter zu Hause bleiben mussten? Es gibt auch für serviceorientierte Unternehmen optimale Möglichkeiten, defacto von zuhause aus für Ihre Kunden erreichbar zu sein. Mit KI-basierter Servicedesk Software ist das kein Problem! 

ThinkOwl kommt aus der sicheren Cloud, bindet alle Kommunikationskanäle ein und vernetzt Ihre Kundenservice-Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort.

Vorteile Homeoffice: Die Produktivität steigt

Ganz abgesehen von Covid-19 und den aktuellen Auswirkungen der Corona-Pandemie: Die Arbeit im Homeoffice ist nicht nur in Zeiten mit hohem Infektionsrisiko eine gute Idee. Auch in weniger krisenhaften Zeiten kann es die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter signifikant erhöhen und ihre Effizienz steigern, wenn sie von zuhause aus arbeiten. 

Ob die Handwerker kommen, Kinder zu betreuen sind oder ob bestimmte Aufgaben absolute Ruhe erfordern – 65 Prozent der deutschen Arbeitnehmer wünschen sich eine Lockerung des Arbeitsschutzes, um die Arbeit im Homeoffice zu erleichtern. So die Ergebnisse einer repräsentativen Befragung des Digitalverbandes Bitkom. Fast jeder zweite Arbeitnehmer wünscht sich einen gesetzlichen Anspruch auf das Homeoffice. Bei rund 40 Prozent der deutschen Arbeitsplätze wäre die Arbeit von zu Hause grundsätzlich möglich. Bisher arbeiten aber nur hochqualifizierte Arbeitnehmer, Führungskräfte und Angestellte großer Konzerne aus dem Homeoffice.

Grund umzudenken, gibt unter anderem eine Studie aus den USA. Unternehmen, die das Homeoffice-Modell bereits etabliert haben, sind in Krisen wie der aktuellen Corona-Krise deutlich im Vorteil. 85 Prozent der befragten Unternehmen bestätigen zudem, dass die Produktivität mit dem flexiblerem Arbeitsmodell gestiegen ist. 65 Prozent der Arbeitnehmer arbeiten im Homeoffice produktiver als an ihrem Büroarbeitsplatz.

Allerdings ist das Homeoffice kein Selbstläufer. Von zuhause aus arbeiten Ihre Mitarbeiter erst dann produktiv, wenn die Homeoffice Voraussetzungen stimmen. Führung auf Distanz ist ein wichtiges Anliegen für Unternehmen, die auf das Modell Homeoffice umsteigen wollen.

Mit diesen 5 Tipps optimieren Sie die Arbeitsqualität Ihrer Mitarbeiter aus dem Büro zuhause:

1. Die technischen Voraussetzungen schaffen

Für die Arbeit aus dem Homeoffice müssen einige technische Grundvoraussetzungen erfüllt sein. An erster Stelle steht die stabile Internetverbindung. Ebenso wichtig ist die sichere WPA/WPA2-Verschlüsselung des heimischen Netzwerks beziehungsweise eine voll funktionierende VPN-Lösung für den Zugriff auf den Unternehmensserver. Soweit die Grundvoraussetzungen. Wirklich produktiv arbeiten Ihre Mitarbeiter im Kundenservice aber erst dann, wenn sie über ein cloudbasiertes Tool auf alle relevanten Daten zur Bearbeitung von Kundenanfragen zugreifen können.

Exkurs: Das bietet ThinkOwl

Mit der cloudbasierten ThinkOwl bieten Sie Ihren Kunden einen professionellen, standortübergreifenden Kundenservice, unabhängig davon wo Ihre Mitarbeiter arbeiten – ob im Contact Center vor Ort, im Homeoffice oder in der Karibik. Die KI in ThinkOwl erkennt die Inhalte eingehender Nachrichten und verteilt sie nach Prinzipien wie Zuständigkeit und Verfügbarkeit. Ihre Mitarbeiter arbeiten an einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die ihnen alle fallrelevanten Informationen auf einen Blick aufzeigt und deren Daten dank der KI immer auf dem letzten Stand sind.

Das Gute ist: ThinkOwl ist in wenigen Tagen realisiert. Denn die technischen Anforderungen für den intelligenten Service Desk für sind gering. Ihre Mitarbeiter benötigen lediglich:

  • eine Internetanbindung,
  • ein Laptop, 
  • ein Headset, falls das verwendete Endgerät keinen Lautsprecher und kein Mikrofon hat.
Ebook KI

2. Das Homeoffice richtig einrichten

Nicht nur die technischen Voraussetzungen sind entscheidend für die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Auch der analoge Arbeitsplatz sollte so eingerichtet sein, dass Ihre Mitarbeiter hier über mehrere Stunden konzentriert und komfortabel arbeiten können. Unterstützen Sie Ihr Team auch in dieser Hinsicht – beispielsweise mit Firmen-Laptops und -Headsets

3. Leitlinien und Prozesse etablieren

Die technische Infrastruktur steht, der Arbeitsplatz ist eingerichtet: Jetzt geht es um die mentale Verfassung Ihrer Kundenservice-Mitarbeiter. Für die Arbeit im Homeoffice sind dynamische Workflows, klar definierte Arbeitsprozesse und Leitlinien in Krisenzeiten noch wichtiger. Zwar ist es im Homeoffice einfacher, ohne Störungen und konzentriert zu arbeiten. Dafür fehlt das gewohnte Umfeld: Die Motivation und Stärkung durch Vorgesetzte und Kollegen ist nicht mehr automatisch gegeben. Umso wichtiger ist, dass Sie Strukturen etablieren, in deren Rahmen Ziele, Leistungen, und Kennzahlen besprochen werden

4. In Verbindung bleiben

Der zwischenmenschliche Austausch darf nicht unter den Tisch fallen – ganz gleich, ob Sie sich in einer Krisenzeit befinden oder Homeoffice-Zeiten längerfristig etablieren. Ihre Mitarbeiter benötigen Ihr Feedback genauso wie in Bürozeiten, vermutlich sogar mehr. Sprechen Sie regelmäßig über Ziele, Zwischenetappen und wichtige Herausforderungen. Ihre Mitarbeiter müssen genau wissen, was Sie von ihnen erwarten. Erkundigen Sie sich aber auch, wie Ihre Mitarbeiter mental mit der Arbeit von zu Hause zurecht kommen. Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigt nur dann, wenn sie sich gut fühlen im Homeoffice und motiviert an ihre Arbeit herangehen.

Sie wollen für kommende Krisen besser gewappnet sein?

Dann ist die aktuelle Krise Ihre Chance, sich zu verändern. Nutzen Sie die Gelegenheit, mit einem intelligenten Service Desk agiler zu werden und automatisierte Prozesse zu schaffen. Mit unseren KI-Lösungen reist der Arbeitsplatz einfach mit, egal wohin!

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