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Tschüss Papier, hallo Zukunft: Digitaler Kundenservice mit fileee Conversations

Papierfluten und hohe Kosten, manuelle Tätigkeiten en masse und viele Medienbrüche: So sehen auch in Zeiten des digitalen Wandels die Routineprozesse der meisten Unternehmen aus. Die Produktivität leidet darunter gewaltig und auch die Kunden verlieren ihre Geduld.

Lassen Sie uns gemeinsam aufbrechen in die Kundenkommunikation des 21. Jahrhunderts. Gemeinsam mit den Kollegen von fileee haben wir eine intelligente und kundenzentrierte Lösung geschaffen, die Ihre Kommunikation mit Kunden auf einfachste Weise revolutioniert.

Vollständig digital und basierend auf Künstlicher Intelligenz (KI) ist fileee Conversations powered by ThinkOwl eine Anwendung, mit der Sie gleichermaßen die Bedürfnisse Ihrer Kunden erfüllen und die Workflows im Unternehmen optimieren.

Nach viel Entwicklungsarbeit und ersten Erfolgsgeschichten bei namenhaften Unternehmen feiern wir mit fileee nun den offiziellen Livegang unserer gemeinsamen Anwendung. 

Die wenig erfreuliche Realität

Schnelle Antworten, mobil optimierte Angebote, einfache Anwendungen und transparente Prozesse: Das wünschen sich Kunden von der (digitalen) Kommunikation mit Unternehmen. Doch oft läuft es anders: Viele Prozesse erfolgen nach wie vor über den Postweg – meistens aus Gründen des Datenschutzes. Geht es digital, gestalten sich viel zu viele Prozesse in der Kunden- und Mitarbeiterkommunikation als zu umständlich. Kunden erleben auf ihrer „Customer Journey“ immer wieder Unterbrechungen.

Digitale Lösungen - mehr Sein als Schein

Natürlich gibt es in vielen Unternehmen seit Jahren Kundenportale, Kundenapps, Chats & Co. Leider orientieren sich die wenigsten dieser digitalen Angebote an den Bedürfnissen der Kunden, noch steigern sie die Effizienz im Unternehmen.

Nehmen wir beispielsweise PDF-Formulare: Als Kunden müssen wir sie häufig herunterladen, ausdrucken, ausfüllen, einscannen und wieder abschicken. Im Unternehmen angekommen, übertragen Mitarbeiter die relevanten Daten des Formulars manuell ins System. 

Das Beispiel zeigt: Viele digitale Angebote leisten nicht mehr, als analoge Prozesse zu kopieren und einzelne Schritte zu digitalisieren

Das geht besser

Wie beide Seiten von digitalen Anwendungen profitieren können, zeigt die Zusammenarbeit von ThinkOwl und fileee. ThinkOwl bietet Unternehmen einen auf Künstlicher Intelligenz basierenden Service-Desk für multichannel Kundenservice. Die fileee-App bietet Nutzern einen digitalen Assistenten, der die Verwaltung von privatem Papierkram übernimmt. 

Über die Verschmelzung dieser beiden digitalen Angebote in fileee Conversations digitalisieren und automatisieren Unternehmen zahlreiche Prozesse im Kundenservice. Sie kommunizieren zudem über eine zentrale Plattform und rücken damit ihre Kunden in den Fokus jeder Interaktion. Kunden profitieren nicht nur von dieser erhöhten Aufmerksamkeit, sondern auch, weil sie zahlreiche Kommunikations-Prozesse über die fileee-App digital abwickeln können.

fileee Conversations - wirklich digital

fileee Conversations ermöglicht damit eine echte digitale Kommunikation zwischen Kunden, Mitarbeitern und Unternehmen. Ein Baukastensystem mit rund 20 Funktionen unterstützt Unternehmen, Unterhaltungen mit Kunden und Mitarbeitern zu gestalten und Prozesse in kürzester Zeit individuell und kundenorientiert zu digitalisieren.

Überall, jederzeit: Dokumente versenden und empfangen

Eine dieser Funktionen ist der digitale Dokumentenversand und -empfang. Über mobil optimierte Formulare mit Signatur und einem integrierten Chat kommunizieren Unternehmen mit ihren Kunden vollständig digital. Der große Mehrwert für die Kunden: Sie können von überall und jederzeit über ihre Endgeräte auf ihre Daten zugreifen - das ist das Ende von Papierflut und lästigen Medienbrüchen.

Die Künstliche Intelligenz von ThinkOwl analysiert eingehende Nachrichten, ordnet sie den richtigen Kundenvorgängen zu und verteilt sie an die richtigen Mitarbeiter im Unternehmen. Die intelligente Software bietet den Mitarbeitern im Kundenservice zudem passende Antworten und ergänzt die intelligenten Antwortformulare um relevante Daten und Informationen. 

Für jeden Use Case an der Kundenschnittstelle

Dank des modularen Ansatzes von filee Conversations lassen sich eine Vielzahl an Use Cases in jeder Branche digital abbilden. 

Mit unseren bisherigen Kunden haben wir drei essentielle Use Cases identifiziert:

1. Smart Forms - intelligente Formulare für Kunden und Unternehmen

Die Steuererklärung, Krankmeldungen, Kreditanträge, Online-Bestellungen: Formulare auszufüllen, ist Teil unseres Alltags und kann eine zeitraubende Angelegenheit sein. Zumal einige Formulare so missverständlich sind, dass man einige Felder gleich mehrfach ausfüllen muss. Leider machen auch die heute gängigen PDF-Formulare die Situation nicht besser. Wie oft müssen wir sie ausdrucken, ausfüllen und wieder einscannen. Auf Unternehmensseite gestaltet sich der Prozess nicht einfacher: Mitarbeiter übertragen die Daten meist manuell.

Die mobilen und intelligenten Formulare von fileee Conversations schaffen eine Alternative: Automatisiert ziehen die sogenannten Smart Forms mit der KI aus ThinkOwl relevante Daten aus bestehenden Dokumenten. Kunden müssen damit nur noch die der KI bisher nicht bekannten Informationen eintragen. Getätigte Eingaben validiert die KI direkt. Fehler adé!

Inklusive einer digitalen Identifizierung und der Signatur-Funktion entsteht ein ganzheitlich digitaler und mobil optimierter Prozess, bei dem sämtliche Daten aufwendig verschlüsselt und auf deutschen Servern gespeichert werden.

Schauen Sie sich das im folgenden Video am Beispiel einer Bankverbindungsänderung an. Die intelligente Verzahnung der filee-App (Kunden) mit ThinkOwl (Mitarbeiter) wird hier deutlich sichtbar.

bankverbindungsaenderung_conversations

 

2. Sicher, nachhaltig, günstig: Das ePostfach

Kunden erhalten jährlich Hunderte von Briefen, die sie sichten, sortieren und abheften müssen. Die Ablage ist nicht nur ein zeitaufwendiger Prozess, Ordner voll von abgehefteten Dokumente belegen in der Regel auch zahlreiche Regalreihen. Ähnlich langwierig und zudem teuer ist der Briefversand für Unternehmen. 

Doch es geht auch anders.

Mit dem ePostfach von fileee Conversations senden Sie Briefe in Sekundenschnelle an Ihre Kunden. Der Versand ist rechtssicher – Sie können Ihren Kunden damit auch vertrauliche und sensible Dokumente zukommen lassen, die Sie per E-Mail nicht verschicken dürfen. Ihren Kunden bietet die filee-App dank der Künstlichen Intelligenz von ThinkOwl eine automatisierte Dokumentenablage. Das lästige Sortieren von Dokumenten entfällt komplett. 

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Hohe Nutzerquoten
  • Ein besserer Datenschutz 
  • Keine Portokosten mehr: Damit sparen Unternehmen bis zu 81 Prozent an Kosten
  • Die Nachhaltigkeit im Unternehmen steigt deutlich

Den kompletten Use Case zum ePostfach finden Sie hier.

3. Digitaler HR-Service

Ob Reisekostenabrechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen: In den Personalabteilungen laufen die wenigsten Prozesse komplett digitalisiert ab. Mitarbeiter geben Belege, Kassenzettel und Krankmeldungen in Papierform ab. HR-Abteilungen verschicken Gehaltsabrechnungen und Verträge postalisch. Dabei geht nicht nur Zeit verloren, es landen auch viele Belege versehentlich in der Papiertonne.

Mit der digitalen HR-Service-Plattform von fileee Conversations powered by ThinkOwl können Mitarbeiter Rechnungen, Krankmeldungen und viele weiteren Belege per Smartphone einscannen. Die KI aus ThinkOwl analysiert die Daten und füllt entsprechende Formulare automatisch aus. Mit nicht viel mehr als einem Klick ist die Arbeit erledigt und die Daten gelangen sicher und vollständig in das digitale System der Personalabteilung. 

Hier entlang, wenn Sie mehr zu mobilen HR-Services wissen wollen.

Die Resonanz der Kunden

„Durch das ePostfach stellen wir unseren Kunden in den Mittelpunkt und begeistern ihn mit einer digitalen Lösung. Das Projekt ist ein großer Erfolg und hat sich in mehrfacher Hinsicht für uns gelohnt. Wir haben dabei gemeinsam viel gelernt und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit in der Digitalisierung mit fileee Conversations.“

Sebastian Marski, AbteilungsleiterVertrieb Technik Digitalisierung,
VGH Versicherung

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