Success Story: Effiziente Automatisierung mit KI und Self-Service-Abläufen

SOKA-BAU (Sozialkassen der Bauwirtschaft) ist die Dachmarke für die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK) und die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes AG (ZVK). Seit 1949 erbringt SOKA-BAU Leistungen, die auf die besondere Situation der Bauwirtschaft zugeschnitten sind.

SOKA-BAU setzt wichtige Regelungen aus den Bau-Tarifverträgen um. Dazu gehören die betriebsübergreifende Sicherung der Urlaubsansprüche, die Schließung von Versorgungslücken durch eine zusätzliche Altersversorgung und die Finanzierung der Berufsausbildung. Darüber hinaus sichert SOKA-BAU erworbene Arbeitszeitguthaben gegen Insolvenz und betreibt Deutschlands größte Jobbörse für die Bauwirtschaft. Von den Leistungen profitieren mehr als eine Million Arbeitnehmer, 80.000 Arbeitgeber, rund 35.000 Auszubildende und mehr als 300.000 Bauprofis im Ruhestand.

Herausforderung

Die Herausforderung

Die Neukundenanmeldung bei SOKA-BAU ist eine geschäftskritischer Prozess bei der Neukundengewinnung. Der Ablauf war veraltet, verursachte hohe Abbruchquoten und große Unzufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern.

Technisch veraltete Anmeldestrecke mit vielen Medienbrüchen
Hohe Abbruchquote aufgrund von Speicher- und Verteilungsproblemen
Hoher Anteil manueller Tätigkeiten: Viele Prozesse erfordern interne manuelle Eingriffe

Anforderungen

Neuentwicklung und -konzeption eines webbasierten, modernen Neukunden-Anmeldeprozesses

Hohe Priorität, weil der Prozess spielt eine zentrale Rolle für die Neukundengewinnung spielt
Leicht umsetzbare Implementierung ohne Programmierkenntnisse
Automatisierung: Optimierung der Prüfungen für Inlands- und Auslandsverfahren.
Reduzierung manueller Tätigkeiten: Weniger „Gelbfälle“ (Anmeldungen mit Klärungsbedarf).

Anforderung

Lösung

Wie SOKA-BAU Antragsstrecken mit Low-Code in komplexen Systemlandschaften umsetzt

Vollständig digitalisierte komplexe Antragsprozesse: Durch Self-Service können Kunden Daten und Dokumente schnell und einfach digital einreichen – ohne Medienbrüche.
Automatisierte Prüfungen: Dank automatisierter Prüflogiken werden Anträge sofort validiert, was Zeit spart und Fehler reduziert.
Flexible Low-Code-Plattform: Anpassungen und Prozessoptimierungen sind auch kurz vor Go-Live einfach möglich, ideal für kontinuierliche Prozessverbesserungen.
Effizienz und Kostensenkung: Die digitale Dunkelverarbeitung reduziert manuelle Eingriffe erheblich und steigert die Effizienz des Antragsprozesses.
Nahtlose Systemintegration: Die Lösung integriert sich reibungslos in die bestehende IT-Landschaft, inklusive On-Premise-Systemen, und bietet eine hohe Datensicherheit.

Ergebnisse

Projekterfolge

Go-Live nahezu “in time, in budget”
Kleines Projektteam: Ca. 10 Personen (intern/extern)
Systemanbindung: Integration von mehreren Systemen (z.B. SAP, eAkte, Mtext/Tonic, etc.)
Umsetzungszeit: unter 6 Monate
Automatisiertes Onboarding: Kundensystem wird automatisch mit dem neuen Portal verbunden

Low-Code-Vorteile

Flexibilität: Prozessoptimierung auch noch 2 Tage vor Go-Live möglich
Rechtskonformität: Anpassungen am Prozess aufgrund neuer Rechtslagen sofort umsetzbar.

Weitere Schritte

KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess): Automatische Anpassungen
Nebeneffekte: Digitales SEPA-Formular als Teil des Gesamtprozesses und losgelöst in Briefkampagne nutzbar

Zukunftsvision: Einführung auch für das Anmeldeportal in Europa.

Ergebnisse

ON DEMAND

Self Service Abläufe: Wie Sie erfolgreich und kostensparend automatisieren

Dieses Best Practice Webinar zeigt Ihnen, wie wirkungsvoll Self Service Abläufe manuelle Tätigkeiten reduzieren und smarte „Selbstbedienung“ Ihre Kunden begeistert. Sie erfahren, wie SOKA-BAU komplexe Antragsprozesse automatisiert und die Effizienz im Kundenservice steigert.

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Wie SOKA-BAU Self-Service-Abläufe erfolgreich und kostensparend automatisiert